A gestão eficiente do backlog de manutenção é um dos pilares para garantir a continuidade operacional e a redução de custos em qualquer setor da indústria. Um backlog descontrolado pode gerar falhas inesperadas, sobrecarga da equipe e prejuízos financeiros.
Neste artigo, você descobrirá o que é backlog de manutenção, sua importância na indústria e como calculá-lo e otimizá-lo para manter a eficiência do setor. Então, continue a leitura para saber tudo sobre o tema.
O Que é Backlog de Manutenção?
O backlog de manutenção é o volume de atividades de manutenção pendentes, expresso em tempo de trabalho necessário (homens-hora) para concluí-las. Ele é um indicativo do equilíbrio, ou falta dele, entre a demanda de serviços de manutenção e a capacidade de execução da equipe técnica.
Um backlog muito alto pode comprometer a confiabilidade dos equipamentos, enquanto um muito baixo pode indicar subutilização da mão de obra, afetando a produtividade do setor. Desta forma, é necessário que haja um controle rigoroso dessas estatísticas. Pois, afinal, é a partir dessas medidas que se pode realizar uma melhor gestão da manutenção.
Mas, por que o backlog de manutenção é tão importante para a indústria? Veja mais sobre sua importância e benefícios na seção a seguir.
A Importância do Backlog de Manutenção na Indústria
Na manutenção industrial, o backlog é um dos principais indicadores de desempenho. A boa gestão deste indicador garante que as tarefas sejam realizadas dentro de prazos adequados, evitando acúmulos prejudiciais ou tempo ocioso na equipe.
Sendo assim, há inúmeros benefícios que o backlog de manutenção agrega à gestão industrial. Dentre os principais deles podemos citar:
- Prevenção de falhas: Permite priorizar intervenções antes que os equipamentos parem inesperadamente.
- Maior eficiência operacional: Evita que a equipe fique sobrecarregada ou desocupada.
- Redução de custos: Um backlog bem gerenciado reduz despesas com correções emergenciais e aumenta a vida útil dos equipamentos.
- Melhoria no planejamento: Facilita a programação de paradas estratégicas para manutenções preventivas e preditivas.
Contudo, para garantir esses benefícios, é essencial saber como calcular o backlog de manutenção corretamente. Por isso, no próximo tópico vamos abordar de maneira detalhada este cálculo. Confira!
Como Calcular o Backlog de Manutenção?
Entender o cálculo do backlog de manutenção é essencial para manter um controle eficiente das atividades e garantir que a capacidade da equipe esteja alinhada com as demandas operacionais.
Sendo assim, a mensuração correta permite a distribuição adequada dos recursos e a prevenção de gargalos, evitando tanto o excesso de trabalho quanto a ociosidade. Desta forma, o backlog de manutenção pode ser calculado por meio da seguinte fórmula:
Backlog (semanas) =hh OS pendentes(hh disponíveis por semana Fator de Produtividade %)
Onde:
- Σhh OS pendentes: É o somatório total de homens-hora necessários para concluir todas as ordens de serviço em aberto (planejadas, programadas etc);
- hh disponíveis por semana: É a quantidade de homens-hora que a equipe pode dedicar à manutenção semanalmente;
- Fator de produtividade: É o percentual de tempo efetivamente dedicado às atividades de manutenção.
O fator de produtividade é um elemento crucial nessa equação, pois ele considera o tempo real que a equipe dispõe para execução das tarefas, descontando intervalos, deslocamentos e outras atividades indiretas (como solicitar ferramentas no almoxarifado).
Para um controle eficiente, o backlog ideal geralmente varia entre duas a quatro semanas, permitindo uma programação eficiente das atividades sem sobrecarregar a equipe. Quando o backlog ultrapassa esse limite, pode ser necessário rever a capacidade operacional e otimizar processos para evitar a acumulação excessiva de tarefas.
Para facilitar a compreensão, no próximo tópico abordaremos alguns exemplos práticos. Continue a leitura!
Alguns Exemplos Práticos
Exemplo 1
Para este exemplo vamos considerar a indústria X, que conta com o seguinte:
Período: 3 semanas
Somatório das OS pendentes no período (h/h): 976h
Homens-hora disponíveis no período: 768
Fator de produtividade: 32%
Desta forma:
Backlog (3 semanas) = 976(768 0,32)=976246=4
Como podemos ver, esse não é um resultado satisfatório, estando muito acima do ideal. Existem algumas formas de corrigir, seja aumentando o número de pessoal, gerenciando melhor o gatekeeping das OS ou, simplesmente, aplicando medidas que aumentem o fator de produtividade.
Exemplo 2
Neste exemplo, assumimos que a indústria X utilizou as informações coletadas e aplicou medidas a fim de melhorar o desempenho da equipe de manutenção. Por isso, ela conseguiu reduzir o somatório das OS pendentes e, ainda, aumentar o fator de produtividade, conseguindo, assim, os seguintes números:
Período: 3 semanas
Somatório das OS pendentes no período (h/h): 893h
Homens-hora disponíveis no período: 768
Fator de produtividade: 64%
Desta forma:
Backlog (3 semanas) = 893(768 × 0,64) = 893491 = 1,8
Sendo assim, podemos notar que as medidas aplicadas pela indústria X melhoraram de maneira significativa seu backlog. Ou seja, por meio de uma gestão de manutenção eficiente é possível alcançar melhores resultados.
Mas, é claro, que apenas conhecer como funciona o cálculo do backlog de manutenção não resolve todos os problemas. Ainda há muitos desafios que precisam ser enfrentados pelo gestor. Confira os principais deles a seguir.
Conheça os Principais Desafios da Gestão do Backlog de Manutenção
Apesar de essencial, a gestão do backlog de manutenção enfrenta desafios. Abaixo elencamos os mais comuns:
- Falta de planejamento: A ausência de um cronograma estruturado pode levar ao acúmulo de tarefas;
- Recursos insuficientes: Equipes reduzidas ou falta de materiais impactam a execução das manutenções;
- Priorização inadequada: Sem uma definição clara de urgências, tarefas críticas podem ser negligenciadas;
- Baixa produtividade: O tempo desperdiçado com deslocamentos, esperas e falta de informação prejudica a eficiência.
Diante desses desafios, é necessário adotar estratégias eficazes para reduzir e otimizar o backlog. Mas que estratégias são essas? Você pode conferi-las na próxima seção.
Como Reduzir e Otimizar o Backlog de Manutenção? Alguns Insights Valiosos
Para reduzir o backlog e garantir uma gestão de manutenção eficiente, estes insights sobre boas práticas podem ajudar sua indústria:
1 Adote um software de gestão de manutenção
O uso de ferramentas de ERP, como o SGPlan, permitem monitorar em tempo real o status das ordens de serviço, alocar recursos com eficiência e priorizar tarefas críticas.
2 Priorize a manutenção preventiva e preditiva
Estratégias preventivas evitam que falhas inesperadas gerem um backlog excessivo. A manutenção preditiva, baseada em dados e análises, melhora ainda mais a previsibilidade.
3 Ajuste o dimensionamento da equipe
Avalie se a equipe é suficiente para atender a demanda e ajuste conforme necessário para evitar sobrecarga ou ociosidade.
4 Melhore a produtividade
Treinamentos e otimização dos processos de trabalho aumentam a produtividade, reduzindo o backlog sem comprometer a qualidade.
Agora que você sabe como reduzir o backlog, é importante conhecer os indicadores que auxiliam no seu controle.
Os Principais Indicadores Para Controle do Backlog de Manutenção
Para manter o backlog sob controle, é imprescindível que você acompanhe regularmente:
- Backlog em semanas: Tempo estimado para concluir as manutenções pendentes;
- MTBF (Tempo Médio Entre Falhas): Mede a confiabilidade dos equipamentos;
- MTTR (Tempo Médio de Reparo): Indica a rapidez na execução das manutenções;
- Disponibilidade operacional: Percentual de tempo em que os equipamentos estão funcionando;
- Taxa de conclusão de OS: Mede a eficiência na execução das ordens de serviço.
Por fim, agora que vimos todos os principais pontos sobre o backlog de manutenção, fica evidente a necessidade de um controle centralizado e integrado, bem como a automação de todas informações que orbitam a manutenção industrial.
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O controle do backlog de manutenção é essencial para garantir a eficiência operacional e a sustentabilidade financeira das empresas. Implementar boas práticas e contar com um software de gestão permite otimizar processos e reduzir custos.
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Última atualização em 16 de maio de 2025
